બલ્ક માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ ફાઈલોને PDF માં કન્વર્ટ કરવા માટે Microsoft Power Automate નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

છબી: મોન્ટિસેલલો/એડોબ સ્ટોક

માઈક્રોસોફ્ટ પાવર ઓટોમેટ એ વર્કફ્લો સિસ્ટમ છે જે તમને પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. વર્કફ્લો સિસ્ટમ તમને પુનરાવર્તિત પ્રક્રિયાઓ અને કાર્યોનું સંચાલન કરવાની મંજૂરી આપે છે. તેનો અર્થ એ કે તમે તમારા કેટલાક કંટાળાજનક કાર્યોને સ્વચાલિત કરવા માટે વર્કફ્લો બનાવી શકો છો.

જો તમે VBA પ્રક્રિયાઓથી પરિચિત છો, તો તે તમે નિયમિતપણે કરો છો તે કંઈક સ્વચાલિત કરવા માટે કોડનો ઉપયોગ કરવા સમાન છે, પરંતુ ત્યાં કોઈ કોડ નથી. Microsoft Power Automate એ Office 365 એપ્સની બહારની વેબ-આધારિત સિસ્ટમ છે. આ ટ્યુટોરીયલમાં, હું તમને વર્કફ્લો બનાવીને પાવર ઓટોમેટ સાથે પરિચય કરાવીશ જે વર્ડ ફાઇલોને PDF માં રૂપાંતરિત કરે છે. એકવાર તમે ઉદાહરણ દ્વારા કામ કરી લો તે પછી, તમે તમારા પોતાના કેટલાક કાર્યોમાં વર્કફ્લો લાગુ કરી શકશો.

જુઓ: વિન્ડોઝ, લિનક્સ અને મેક આદેશો જે દરેકને જાણવાની જરૂર છે (મફત PDF) (ટેક રિપબ્લિક)

હું Windows 10 64-bit સિસ્ટમ અને OneDrive for Business પર Power Automate સાથે Microsoft 365 નો ઉપયોગ કરું છું. પાવર ઓટોમેટની મુક્તપણે ઍક્સેસ મેળવવા માટે તમારી પાસે Microsoft 365 અથવા Dynamics 365 હોવું આવશ્યક છે. તમે સાઇન અપ કરી શકો છો અને પ્લાન માટે ચૂકવણી પણ કરી શકો છો. જો કે, તમારી પાસે OneDrive for Business અને Microsoft એકાઉન્ટ પણ હોવું આવશ્યક છે.

સાઇન ઇન કરતી વખતે, તમારા Microsoft એકાઉન્ટના ઇમેઇલ સરનામાંનો ઉપયોગ કરવાનું સુનિશ્ચિત કરો અને તમારા વ્યક્તિગત અથવા કાર્યાલયના સરનામાનો નહીં. ત્યાં કોઈ પ્રદર્શન ફાઇલ નથી; તમારે એકની જરૂર પડશે નહીં.

વર્ડ ફાઇલો અને વનડ્રાઇવ ફોલ્ડર્સ કેવી રીતે તૈયાર કરવા

તમારી ઑફિસ એપ્લિકેશનો સાથે પાવર ઓટોમેટનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે દર્શાવવા માટે, અમે વર્કફ્લો બનાવીશું જે Word ફાઇલોને PDF ફાઇલમાં રૂપાંતરિત કરે છે અને પછી તેને OneDrive for Business પર લક્ષ્ય ફોલ્ડરમાં સાચવે છે.

પીડીએફમાં એક ફાઇલ સાચવવી એ એક સરળ કાર્ય છે અને વર્કફ્લો બનાવવાથી તમારો કોઈ સમય બચશે નહીં. જો કે, ચાલો ધારો કે દરરોજ, તમને ડઝનેક અથવા વધુ વર્ડ ફાઇલો પ્રાપ્ત થાય છે જેને તમારે પીડીએફ ફાઇલોમાં કન્વર્ટ કરવી પડશે અને પછી તેને OneDrive, SharePoint અથવા અમુક અન્ય ક્લાઉડ સ્ટોરેજમાં સાચવવી પડશે. આમ કરવું કંટાળાજનક છે કારણ કે તમારી પાસે વધુ મહત્વપૂર્ણ કાર્યો પૂર્ણ કરવાના છે.

આ ઉદાહરણ માટે ટુકડાઓ તૈયાર કરવા માટે, પ્રથમ, હોલ્ડિંગ નામનું સ્થાનિક ફોલ્ડર બનાવો અને તેમાં થોડા વર્ડ દસ્તાવેજો ઉમેરો. તમે તમને ગમે તે સ્થાનિક ફોલ્ડરનો ઉપયોગ કરી શકો છો, પરંતુ આ ફોલ્ડર સ્થાનિક હોવું આવશ્યક છે, જેનો અર્થ પછીથી થશે.

આગળ, બે OneDrive for Business ફોલ્ડર્સ બનાવો: એક Word દસ્તાવેજોને PDF ફાઇલોમાં કન્વર્ટ કરવા માટે, અને એક જ્યાં વર્કફ્લો કન્વર્ટ કરેલી PDF ફાઇલોને સંગ્રહિત કરશે — લક્ષ્ય ફોલ્ડર. તેથી, વ્યવસાય માટે તમારી OneDrive સાઇટ ખોલો અને આ બે ફોલ્ડર બનાવો: રૂપાંતર અને PDF (આકૃતિ એ).

આકૃતિ એ

PowerAutodocxtopdf A
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. OneDrive પર આ ત્રણ ફોલ્ડર્સ બનાવો.

જો તમે તમારા Microsoft એકાઉન્ટમાં સાઇન ઇન કર્યું નથી, તો આગળ વધો અને પછીથી પુનરાવર્તિત પગલાં ટાળવા માટે હમણાં જ કરો.

પાવર ઓટોમેટ વર્કફ્લો કેવી રીતે બનાવવો

તમે નોંધ્યું હશે કે મેં ઉપરની ઈમેજમાં ઓટોમેટ પર ચક્કર લગાવ્યું છે. આ તે છે જ્યાં તમે વર્કફ્લો શરૂ કરશો. તમારી OneDrive for Business સાઇટમાં, ઑટોમેટ પર ક્લિક કરો, પાવર ઑટોમેટ પસંદ કરો અને પછી ફ્લો બનાવો પસંદ કરો, જેમ કે આમાં બતાવ્યા પ્રમાણે આકૃતિ B.

પાવર ઓટોમેટ નમૂનાઓનો સમૂહ પ્રદર્શિત કરશે. સામાન્ય રીતે, ટેમ્પલેટથી શરૂઆત કરવી અને જરૂર મુજબ ટ્વીક કરવું સહેલું છે. વાસ્તવમાં, વર્ડ ફાઇલોને પીડીએફમાં કન્વર્ટ કરવા અને શેરપોઈન્ટમાં સ્ટોર કરવા માટે એક ટેમ્પલેટ છે. અમે તેના બદલે શરૂઆતથી વર્કફ્લો બનાવવા જઈ રહ્યા છીએ, તેથી જ્યાં સુધી તમે પાવર ઓટોમેટ લોંચ ન કરો ત્યાં સુધી વધુ નમૂનાઓ બતાવો પર ક્લિક કરો.

આકૃતિ B

PowerAutodocxtopdf B
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. શરૂ કરવા માટે વર્કફ્લો બનાવો પસંદ કરો.

ડાબી તકતીમાં, બનાવો ક્લિક કરો. જમણી બાજુએ, તમે વિવિધ ટ્રિગર્સ સાથે ઘણા ખાલી વર્કફ્લો જોશો. ટ્રિગર એ એક ઇવેન્ટ છે જે વર્કફ્લો શરૂ કરે છે. અમારું ટ્રિગર વર્ડ ફાઇલોને સ્થાનિક ફોલ્ડરમાંથી OneDrive પરના કન્વર્ઝન ફોલ્ડરમાં ખસેડી રહ્યું છે. છ ખાલી વર્કફ્લો છે (આકૃતિ C).

આકૃતિ C

PowerAutodocxtopdf C
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. પસંદ કરવા માટે છ ખાલી વર્કફ્લો છે.

વર્કફ્લો બનાવવા માટે, નીચેના કરો:

  • પ્રથમ વર્કફ્લો પર ક્લિક કરો: સ્વયંસંચાલિત ક્લાઉડ ફ્લો (નિયુક્ત ઇવેન્ટ દ્વારા ટ્રિગર).
  • વર્કફ્લો માટે નામ દાખલ કરો: વર્ડને પીડીએફમાં કન્વર્ટ કરો.
  • આગળ, ટ્રિગર ઓળખો. યાદ રાખો, આ તે ઇવેન્ટ છે જે વર્કફ્લોને કિકસ્ટાર્ટ કરશે. સૂચિમાંથી યોગ્ય ટ્રિગર શોધવાનો પ્રયાસ કરવાને બદલે — કારણ કે ત્યાં ઘણી એપ્લિકેશનો માટે ટ્રિગર્સ છે — તમે સૂચિને એક એપ્લિકેશન સુધી મર્યાદિત કરી શકો છો, જે વ્યવસાય માટે OneDrive છે.
  • ટ્રિગર ફીલ્ડમાં OneDrive for Business દાખલ કરો.
  • જ્યારે ફાઇલ બનાવવામાં આવે છે ત્યારે ટ્રિગર પર ક્લિક કરો. જો તમે જમણી બાજુના માહિતી આયકન પર ક્લિક કરશો, તો તમે શીખી શકશો કે જ્યારે તમે નવી ફાઇલ બનાવશો ત્યારે પાવર ઓટોમેટ તમારો વર્કફ્લો લોન્ચ કરશે, પરંતુ તે સ્પષ્ટ કરે છે કે એક OneDrive ફોલ્ડરમાંથી બીજા ફોલ્ડરમાં કૉપિ કરેલી ફાઇલો વર્કફ્લોને ટ્રિગર કરશે નહીં, જેમ કે આમાં બતાવ્યા પ્રમાણે આકૃતિ ડી. એટલા માટે તમારે તમારી સ્થાનિક સિસ્ટમમાં મૂળ વર્ડ ફાઇલોને સાચવવી આવશ્યક છે.
  • થમ્બ ડાઉન કરો અને બનાવો પર ક્લિક કરો.

આકૃતિ ડી

PowerAutodocxtopdf D
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. ટ્રિગર પસંદ કરો.

પાવર ઓટોમેટ હવે વર્કફ્લો બનાવવા માટે તૈયાર છે અને તમને માહિતીના કેટલાક બિટ્સ માટે સંકેત આપશે. પ્રથમ, ફોલ્ડર ઓળખો જ્યાં ફાઇલો સ્થિત છે. તકનીકી રીતે, તમે પહેલેથી જ ફાઇલો બનાવી છે, પરંતુ ફાઇલોને સ્થાનિક ફોલ્ડરમાંથી OneDrive પર ખસેડવાથી આ ઇવેન્ટ ટ્રિગર થશે.

જમણી બાજુના ફોલ્ડર આયકન પર ક્લિક કરો: પીકર બતાવો. પછી, માં બતાવ્યા પ્રમાણે, OneDrive for Business પર ફોલ્ડર્સની સૂચિ પ્રદર્શિત કરવા માટે રુટ પર ક્લિક કરો આકૃતિ ઇ.

કન્વર્ઝન ફોલ્ડર પસંદ કરો. પાવર ઓટોમેટ ફોલ્ડર સાથે કનેક્ટ થશે, જે હાલમાં ખાલી છે. અદ્યતન વિકલ્પો છે, પરંતુ તેને વિસ્તૃત કરશો નહીં કારણ કે અમને તેમની જરૂર નથી. તેના બદલે, નવું પગલું ક્લિક કરો.

આકૃતિ ઇ

PowerAutodocxtopdf E
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. Power Automate OneDrive for Business પર ફોલ્ડર્સને સૂચિબદ્ધ કરશે.

આગળનું પગલું એ ક્રિયા ઉમેરવાનું છે કે જ્યારે ટ્રિગર વર્કફ્લો શરૂ કરે ત્યારે પાવર ઓટોમેટ લેશે. આ કિસ્સામાં, અમે ફાઇલને PDF માં કન્વર્ટ કરવા માંગીએ છીએ. ફરીથી, ક્રિયાઓની સૂચિ વિશાળ છે, તેથી વ્યવસાય માટે OneDrive દાખલ કરો અને પછી સૂચિમાં આઇટમ્સને મર્યાદિત કરવા માટે OneDrive for Business આયકન પર ક્લિક કરો.

કન્વર્ટ ફાઇલ (પૂર્વાવલોકન) પર ક્લિક કરો. સદનસીબે, પાવર ઓટોમેટ પીડીએફ રૂપાંતરણની અપેક્ષા રાખે છે, પરંતુ અમારે હજુ પણ ફાઇલને ઓળખવાની જરૂર છે. આ ભાગ મુશ્કેલ બને છે કારણ કે અમને ડાયનેમિક ફાઇલ ઓળખકર્તાની જરૂર છે, કારણ કે ફાઇલના નામ હંમેશા અલગ હશે — અમે દરેક વર્ડ ફાઇલને તેના વાસ્તવિક નામથી ઓળખીશું નહીં.

શક્યતાઓની સૂચિ ખોલવા માટે ફાઇલ ફીલ્ડની અંદર ક્લિક કરો. અમે પાવર ઓટોમેટ ફાઈલને ઓળખવા ઈચ્છીએ છીએ, તેથી તેમાં બતાવ્યા પ્રમાણે, ફાઈલ આઈડેન્ટિફાયર પર ક્લિક કરો આકૃતિ એફ. તે એક વિશિષ્ટ ગતિશીલ પ્લેસહોલ્ડર છે જે પાવર ઓટોમેટને તેના નામનો ઉપયોગ કરીને દરેક ફાઇલને સાચવવાની મંજૂરી આપે છે. અન્ય ફોર્મેટમાં કન્વર્ટ કરતી વખતે તમે PDF બદલી શકો છો, પરંતુ હમણાં માટે, તેને જેમ છે તેમ છોડી દો.

આકૃતિ એફ

PowerAutodocxtopdf F
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. પાવર ઓટોમેટને ફાઇલ ઓળખવા દો.

અમે અત્યાર સુધી શું કર્યું છે તેની સમીક્ષા કરવા માટે ચાલો માત્ર એક મિનિટ લઈએ. અમારી પાસે ટ્રિગર છે, જે OneDrive for Business પર કન્વર્ઝન ફોલ્ડરમાં નવી ફાઇલ “બનાવી” છે. અમે હમણાં જ રૂપાંતરણ ઇવેન્ટ ઉમેરી છે જે વર્ડ ફાઇલોને PDF માં રૂપાંતરિત કરે છે.

હવે, આપણે પાવર ઓટોમેટને રૂપાંતરિત પીડીએફ ફાઇલોને ક્યાં સાચવવી તે જણાવવાની જરૂર છે. તેને બીજા પગલાની જરૂર છે, તેથી નવું પગલું ક્લિક કરો. વ્યવસાય માટે OneDrive દાખલ કરો અને ક્રિયાઓની સૂચિ જોવા માટે OneDrive for Business ચિહ્ન પર ક્લિક કરો.

ક્રિયાઓની સૂચિમાંથી, ફાઇલ બનાવો ક્લિક કરો. ફરીથી, શો પીકર પર ક્લિક કરો અને આ વખતે, પીડીએફ ફોલ્ડર પર ક્લિક કરો — આ તે છે જ્યાં તમે રૂપાંતરિત ફાઇલોને સાચવવા માંગો છો. અમે ફાઇલનું નામ અથવા સામગ્રી બદલવા માંગતા નથી, તેથી અમને ફરીથી ડાયનેમિક ઓળખકર્તાની જરૂર છે.

માં બતાવ્યા પ્રમાણે આકૃતિ જી, ફાઇલ નામ અને ફાઇલ સામગ્રી ડાયનેમિક ઓળખકર્તા પસંદ કરો. આ તમામ પગલું પીડીએફ ફોલ્ડરમાં નવી પીડીએફ બનાવશે. આ બે ડાયનેમિક પ્લેસહોલ્ડર્સ ફાઇલના મૂળ નામનો ઉપયોગ કરે છે અને કોઈપણ સામગ્રીમાં ફેરફાર કરતા નથી.

આકૃતિ જી

PowerAutodocxtopdf G
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. ગતિશીલ ઓળખકર્તાઓનો ઉપયોગ કરો જેથી પાવર ઓટોમેટ ફાઇલનું નામ અને સામગ્રી જાળવી રાખે.

વર્કફ્લો હવે પૂર્ણ થઈ ગયો છે, તેથી સાચવો પર ક્લિક કરો. જો તમને સેવ બટન દેખાતું નથી, તો થોડું નીચે સ્ક્રોલ કરો. હવે નવા વર્કફ્લોને ચકાસવાનો સમય છે.

વર્કફ્લોનું પરીક્ષણ કેવી રીતે કરવું

તમે અપેક્ષા મુજબ કાર્ય કરવા માટે તેના પર આધાર રાખતા પહેલા વર્કફ્લોનું પરીક્ષણ કરવા માગો છો. અમારી પાસે પહેલેથી જ વર્ડ ફાઇલો OneDrive for Business પર કન્વર્ઝન ફોલ્ડરમાં ખસેડવાની રાહ જોઈ રહી છે, તેથી ચાલો તે કરીએ અને જોઈએ કે શું થાય છે.

જો તમે તમારા સ્થાનિક ફોલ્ડર પર વર્ડ ફાઇલો બનાવી હોય, તો ફાઇલ એક્સપ્લોરર ખોલો અને હોલ્ડિંગ નામનું સ્થાનિક ફોલ્ડર શોધો. તે બધાને પસંદ કરવા માટે Alt + a દબાવો અને પછી તેમને OneDrive for Business Conversion ફોલ્ડરમાં બતાવ્યા પ્રમાણે ખેંચો. આકૃતિ એચ.

આકૃતિ એચ

PowerAutodocxtopdf H
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. વર્ડ ફાઇલોને તમારા સ્થાનિક ફોલ્ડરમાંથી OneDrive for Business પર ખસેડો.

તમારી OneDrive for Business સાઇટ પર પાછા ફરો અને PDFs ફોલ્ડર તપાસો; તમારે ત્રણ નવી પીડીએફ ફાઇલો જોવી જોઈએ, જેમાં બતાવ્યા પ્રમાણે આકૃતિ I.

આકૃતિ I

PowerAutodocxtopdf I
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. વર્કફ્લોએ ત્રણ વર્ડ ડોક્સને પીડીએફ ફાઇલોમાં રૂપાંતરિત કર્યા.

હોલ્ડિંગ અને કન્વર્ઝન ફોલ્ડર્સ ખાલી હોવા જોઈએ. તમે વર્કફ્લો પોતે પણ ચકાસી શકો છો, જેમ કે આમાં બતાવ્યા પ્રમાણે આકૃતિ જે.

આકૃતિ જે

PowerAutodocxtopdf J
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. વર્કફ્લો તમામ રન પ્રવૃત્તિ દર્શાવે છે.

પાવર ઓટોમેટમાં અમારા સાહસે સેટઅપ કરવા માટે થોડાં પગલાં લીધાં, પરંતુ એકવાર વર્કફ્લો થઈ જાય, તમે OneDrive for Business પર કન્વર્ઝન ફોલ્ડરમાં એક, 10 અથવા તો 100 વર્ડ ફાઇલ કૉપિ કરી શકો છો અને તમે પૂર્ણ કરી લો!

જો તમે PDF ફાઇલો તૈયાર હોય ત્યારે કોઈને સૂચિત કરવા માંગતા હો, તો ફક્ત વર્કફ્લોમાં એક નવું પગલું ઉમેરો: તમે તમારી જાતને પુષ્ટિકરણ ઇમેઇલ પણ મોકલી શકો છો.

જો તમે પાવર ઓટોમેટ માટે નવા છો, તો આ મુશ્કેલ પ્રક્રિયા જેવું લાગે છે, પરંતુ તે એટલા માટે છે કારણ કે તે તદ્દન નવી છે અને તેમાં ઘણી બધી શક્યતાઓ છે. પાવર ઓટોમેટનો ઉપયોગ કરીને તમને સ્વચાલિત કરવા ગમશે તેવા Office કાર્યો વિશે વિચારવામાં થોડો સમય પસાર કરો. તમે જેટલું વધુ અન્વેષણ કરશો, તેટલું સરળ અને ઝડપી વર્કફ્લો બનાવશે.

Leave a Comment