માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુકમાં મોટા ઈમેલ સંદેશાઓ કાઢી નાખીને જગ્યા કેવી રીતે ખાલી કરવી

છબી: ફેલોનેકો/એડોબ સ્ટોક

માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુક જ્યારે તેની ડેટા ફાઈલો ખૂબ મોટી થઈ જાય છે ત્યારે તે ધીમું કરવા અથવા પ્રતિસાદ ન આપવા માટે કુખ્યાત છે. સમસ્યાનો ઉકેલ લાવવાનો સૌથી ઝડપી રસ્તો એ છે કે બિનજરૂરી સંદેશાઓ નિયમિતપણે કાઢી નાખો.

આપણામાંના મોટા ભાગના લોકો પાસે ઘણા બધા સંદેશા હોય છે જેને આપણે અઠવાડિયા કે મહિનાઓ પહેલા ડિલીટ કરી દેવા જોઈએ. જો તમે નિયમિતપણે ઓછામાં ઓછા મોટા સંદેશાઓને કાઢી નાખો છો જેની તમને હવે જરૂર નથી, તો તમે આખી સમસ્યાને ટાળી શકો છો. આ ટ્યુટોરીયલમાં, હું તમને આઉટલુકની ડેટા ફાઇલમાં જગ્યા ખાલી કરવા માટે સૌથી મોટા સંદેશાઓને ઝડપથી શોધવા અને તેને બલ્કમાં કાઢી નાખવાની બે રીતો બતાવીશ.

જુઓ: વિન્ડોઝ, લિનક્સ અને મેક આદેશો જે દરેકને જાણવાની જરૂર છે (મફત PDF) (ટેક રિપબ્લિક)

હું Windows 10 64-બીટ સિસ્ટમ પર Microsoft 365 ડેસ્કટોપનો ઉપયોગ કરું છું, પરંતુ તમે Outlook 2010 દ્વારા પહેલાનાં સંસ્કરણોનો ઉપયોગ કરી શકો છો. વેબ પર Outlook શોધ ફોલ્ડર્સને સપોર્ટ કરતું નથી. ત્યાં કોઈ પ્રદર્શન ફાઇલ નથી; તમારે એકની જરૂર પડશે નહીં.

માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુકમાં મોટી ઈમેઈલ કેવી રીતે સૉર્ટ કરવી

ડિફૉલ્ટ રૂપે, ઇનબૉક્સ તારીખ પ્રમાણે સૉર્ટ કરે છે, જે અર્થપૂર્ણ છે. તમારા સૌથી તાજેતરના આગમન ઝડપી અવલોકન માટે ઇનબોક્સમાં ટોચ પર છે. જો કે, તમે કદ સહિત મોટા ભાગના કોઈપણ ક્ષેત્ર દ્વારા સૉર્ટ કરી શકો છો. વાંચન ફલકમાં, તારીખ દ્વારા ડ્રોપડાઉન પર ક્લિક કરો અને કદ પસંદ કરો (આકૃતિ એ).

આકૃતિ એ

OutlookSpace A
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. સૉર્ટ ક્ષેત્ર બદલો.

પ્રથમ વિચાર જે બહાર આવે છે તે એ છે કે બધા મોટા સંદેશાઓમાં એક જોડાણ હોય છે, જેમ કે આમાં બતાવ્યા પ્રમાણે આકૃતિ B. તે સંભવિત કારણ છે કે સંદેશાઓ મોટા છે, અને સંદેશાઓ પોતે નહીં. જો કે, ધ્યાનમાં રાખો કે જોડાણ આયકન ગ્રાફિક સામગ્રી અને ન્યૂઝલેટર્સમાં વપરાતી લિંક્સને પણ રજૂ કરી શકે છે.

આકૃતિ B

OutlookSpace B
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. સૌથી મોટા સંદેશાઓમાં જોડાણ હોય છે.

નોટિસ, એ પણ, કે આઉટલુક કદ દ્વારા સંદેશાઓને અલગ કરવા માટે હેડરનો ઉપયોગ કરે છે:

  • વિશાળ: 10 – 25 MB
  • ખૂબ મોટું: 5 – 10 MB
  • મોટું: 1 – 5 MB
  • મધ્યમ: 25 KB – 1 MB
  • નાનું: 10 – 25 KB

ઇનબૉક્સમાં સૉર્ટ કરવાથી તમને મોટા સંદેશાઓ શોધવામાં મદદ મળી શકે છે જેથી કરીને તમે તેમને બલ્કમાં કાઢી શકો. તમે આ નિયમિત રીતે કરી શકો છો, પરંતુ જો તમે મારા જેવા છો, તો જ્યાં સુધી Outlook ફરી ધીમું થવાનું શરૂ ન કરે ત્યાં સુધી તમે ભૂલી જશો. આઉટલુકને સારી સ્થિતિમાં રાખવાની ચાવી એ નિયમિત જાળવણી છે.

Microsoft Outlook માં મોટા સંદેશાઓ શોધવા માટે શોધ ફોલ્ડર્સનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

જો તમને યાદ હોય તો તમે સૌથી મોટી ઈમેઈલ્સને ઈન્બોક્સની ટોચ પર સૉર્ટ કરી શકો છો, પરંતુ શોધ ફોલ્ડર તમારા માટે દરરોજ તે કરશે. શોધ ફોલ્ડર એ વર્ચ્યુઅલ ફોલ્ડર છે જે ચોક્કસ શોધ માપદંડ સાથે મેળ ખાતા સંદેશાઓનું દૃશ્ય પ્રદાન કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે તમારા આજના બધા ન વાંચેલા સંદેશાઓને એક ફોલ્ડરમાં જોવા માગી શકો છો જેથી તમે દિવસ માટે નીકળતા પહેલા તેમના દ્વારા ઝડપથી કાર્ય કરી શકો.

આપણે વધુ આગળ વધીએ તે પહેલાં, હું સમજાવવા માંગુ છું કે શોધ ફોલ્ડર્સ સંદેશાઓ કેવી રીતે કાઢી નાખે છે:

જો તમે શોધ ફોલ્ડર ખોલો છો અને સંદેશાઓ કાઢી નાખો છો, તો વ્યક્તિગત રીતે અથવા બલ્કમાં, Outlook તે સંદેશાઓને ઇનબૉક્સમાંથી (અથવા તેઓ જે પણ ફોલ્ડરમાં છે) ટ્રૅશ ફોલ્ડરમાં ખસેડશે, જ્યાં Outlook તેમને કાયમ માટે કાઢી નાખશે.

જો તમે શોધ ફોલ્ડર કાઢી નાખો છો, તો આઉટલુક શોધ ફોલ્ડરમાંના વ્યક્તિગત સંદેશાઓને કાઢી નાખશે નહીં.

આ કિસ્સામાં, તમે સંભવતઃ શોધ ફોલ્ડરની સામગ્રી અથવા ઓછામાં ઓછા કેટલાક સંદેશાઓને કાઢી નાખવા માંગો છો, તેથી તે સંદેશાઓ નિયમિતપણે શોધવા અને તેને કાઢી નાખવાની આ એક સરળ રીત છે.

હવે, ચાલો એક શોધ ફોલ્ડર બનાવીએ જે મોટા ઈમેલ સંદેશાઓ માટે શોધ કરશે:

ફોલ્ડર્સ ફલકમાં એકાઉન્ટ પસંદ કરો. જો તમારી પાસે એક કરતાં વધુ ઈમેલ એકાઉન્ટ છે, તો ખાતરી કરો કે યોગ્ય એકાઉન્ટ પસંદ કરો.

શોધ ફોલ્ડર્સ ફોલ્ડર પર જમણું-ક્લિક કરો અને પરિણામી સંવાદમાંથી નવું શોધ ફોલ્ડર પસંદ કરો (આકૃતિ C).

આકૃતિ C

OutlookSpace C
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. નવું શોધ ફોલ્ડર બનાવો.

પરિણામી સંવાદમાં, ઓર્ગેનાઈઝીંગ મેઈલ વિભાગમાં થમ્બ ડાઉન કરો અને લાર્જ મેઈલ પસંદ કરો (આકૃતિ ડી). કસ્ટમાઇઝ ફોલ્ડર વિભાગમાં, તમે કદ સ્પષ્ટ કરી શકો છો; અમે 100 KB ના ડિફોલ્ટ સાથે વળગી રહીશું. ઉપરાંત, તમે યોગ્ય એકાઉન્ટ સાથે કામ કરી રહ્યાં છો તેની ખાતરી કરવા માટે એકાઉન્ટ તપાસો.

આકૃતિ ડી

OutlookSpace D
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. આઉટલુકના પૂર્વ નિર્ધારિત માપદંડનો ઉપયોગ કરો.

ઓકે ક્લિક કરો અને આઉટલુક નવું શોધ ફોલ્ડર ઉમેરશે અને તેને બનાવશે (આકૃતિ ઇ).

આકૃતિ ઇ

OutlookSpace E
છબી: સુસાન હાર્કિન્સ/ટેકરિપબ્લિક. Outlook તરત જ નવા શોધ ફોલ્ડરને ભરે છે.

જેમ તમે જોઈ શકો છો આકૃતિ ઇ, મારી પાસે 90 સંદેશાઓ છે જે 100 KB થી વધુ છે. હું પરિણામો પર થોડી શરમ અનુભવું છું. દેખીતી રીતે, મારે મારી જાત પર વધુ ધ્યાન આપવાની જરૂર છે.

જ્યારે તમે પ્રથમ વખત આ કરો છો, ત્યારે તમને ઘણી બધી મોટી ફાઇલો પણ મળી શકે છે. તે બધા સંદેશાઓ એક ફોલ્ડરમાં હોવા છતાં, તમે કયાને કાઢી શકો છો તે નિર્ધારિત કરવા તેમાંથી પસાર થવું હજુ પણ કંટાળાજનક કાર્ય છે. કાઢી નાખવાનું શરૂ કરતા પહેલા, શોધ ફોલ્ડરને તારીખ પ્રમાણે સૉર્ટ કરો, પરંતુ તેને ઉતરતા સૉર્ટ બનાવો જેથી સૌથી જૂના સંદેશા સૂચિની ટોચ પર હોય. સૌથી જૂનાથી શરૂ કરવું એ કોઈ ચોક્કસ ક્રમમાં સૂચિમાંથી પસાર થવા કરતાં થોડું વધુ કાર્યક્ષમ છે.

સંદેશાના મોટા બ્લોક્સને કાઢી નાખવા માટે, એક પર ક્લિક કરો અને પછી જ્યારે તમે બીજા સંદેશને ક્લિક કરો ત્યારે Shift કી દબાવી રાખો. આઉટલુક તે બે સંદેશાઓ અને તેની વચ્ચેના તમામ સંદેશાઓને કાઢી નાખશે. તમે સંદેશાઓ પર ક્લિક કરતાની સાથે જ Ctrl કી દબાવી રાખીને બિન-સંલગ્ન સંદેશાઓનો બ્લોક પણ પસંદ કરી શકો છો. જો તમને તે સુરક્ષિત લાગે, તો સર્ચ ફોલ્ડરમાંના તમામ સંદેશાઓ પસંદ કરવા માટે CTRL+A દબાવો અને ડિલીટ દબાવો. આ વસ્તુઓને થોડી ઝડપી બનાવશે.

જો તમે ટ્રૅશ ફોલ્ડરની સામગ્રીઓને મેન્યુઅલી કાઢી નાખો છો, તો તેમના વર્તમાન ફોલ્ડર્સમાંથી તમામ સંદેશાઓને ટ્રૅશ ફોલ્ડરમાં ખસેડવા તેટલું જોખમી નથી જેટલું તે અન્યથા હોઈ શકે. જો તમને થોડા દિવસો પછી ખબર પડે કે તમને તેમાંથી એક સંદેશાની જરૂર છે, તો તમે તેને ટ્રેશમાં શોધી શકો છો. જો કે, તમે થોડી જગ્યા ખાલી કરશો નહીં અને તે જ ધ્યેય છે, તેથી કચરાપેટી ખાલી કરવાનું ભૂલશો નહીં!

Outlook માં ટ્રેશ ફોલ્ડર કેવી રીતે ખાલી કરવું

ટ્રૅશ ફોલ્ડરનો ઉલ્લેખ કર્યા પછી, જો તે ટ્રૅશ ફોલ્ડરમાં હેંગઆઉટ થઈ રહ્યાં હોય તો ઘણા મોટા સંદેશાઓને કાઢી નાખવાથી તમને વધુ ફાયદો થશે નહીં. તમે કોઈ જગ્યા ખાલી કરી નથી; તમે ખાલી મોટી ઈમેઈલ ખસેડી છે.

ટ્રૅશ ફોલ્ડરમાંના તમામ સંદેશાઓ કાઢી નાખવા માટે, ટ્રૅશ ફોલ્ડર પર જમણું-ક્લિક કરો અને ખાલી ફોલ્ડર પસંદ કરો. આમ કરવાથી કાયમી છે; આઉટલુક ઈમેલ સંદેશાને Windows રિસાયકલ બિનમાં ખસેડતું નથી.

જો તમે ટ્રેશ ફોલ્ડરને ટાળવા માંગતા હો, તો તમે શોધ ફોલ્ડરમાંથી કાઢી નાખતી વખતે ઇમેઇલને કાયમી ધોરણે કાઢી શકો છો. Delete દબાવવાને બદલે Shift + Delete દબાવો. Outlook તમને કાયમી ધોરણે કાઢી નાખવાની ક્રિયાની પુષ્ટિ કરવા માટે સંકેત આપશે.

મોટા સંદેશાઓને કાઢી નાખવા માટેની કોઈપણ પદ્ધતિ અન્ય કરતા શ્રેષ્ઠ નથી. તમે એક વિશિષ્ટ ઉપયોગ કરી શકો છો અથવા જરૂર મુજબ બંનેનો ઉપયોગ કરી શકો છો. વધુમાં, તે માત્ર એક જાળવણી કાર્ય છે. વસ્તુઓને ટોચ પર રાખવા માટે, બધી બિનજરૂરી ઇમેઇલ્સ હવે જરૂરી ન હોય તેટલી જલ્દી કાઢી નાખો. જો તમે સર્ચ ફોલ્ડર્સ વિશે વધુ જાણવા માંગતા હો, તો આઉટલુકમાં આજના ઈમેલ સાથે ચાલુ રાખવા માટે શોધ ફોલ્ડર્સનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે વાંચો.

Leave a Comment